Prestadores de serviço em condomínio

Prestadores de serviço: como fazer boas escolhas

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Contratar prestadores de serviço faz parte da rotina de um condomínio. Entretanto, alguns detalhes podem ajudar a fazer boas escolhas e garantir um trabalho sem dores de cabeça. Afinal, o contratante – no caso, o condomínio – possui responsabilidade solidária quanto aos direitos dos trabalhadores. Além disso, o síndico é o responsável legal por tudo que diz respeito ao condomínio, especialmente, quando algo dá errado.

Quais os principais cuidados na hora de escolher prestadores de serviço?

Alguns cuidados podem ajudar a garantir que a contratação dos prestadores de serviço seja tranquila. Tanto quanto que o trabalho seja exercido com qualidade e eficiência. Antes de mais nada, verifique a real necessidade da manutenção ou obra. Logo após, faça três orçamentos e apresente ao conselho fiscal. Depois busque referências sobre a idoneidade da empresa a ser contratada. E mais, desconfie sempre de preços muito abaixo do mercado.

Por meio do CNPJ é possível consultar eventuais processos judiciais, o que dirá bastante sobre a seriedade do prestador. Ademais, a postura da empresa em relação aos empregados é outro ponto a favor. Confirme se eles possuem todas as condições de trabalho, possuem e utilizam os equipamentos de segurança (EPI) necessários.

Contrato: uma maneira de se resguardar dos prestadores de serviço

Não apenas referências de trabalhos anteriores e tempo de mercado são necessários, como também o atestado de capacidade técnica. Sobretudo, ao contratar uma prestadora elabore um contrato escrito. Ele deve conter em suas cláusulas as informações sobre as partes, o objetivo, o tempo de execução, o valor, as formas de pagamento e o que mais os envolvidos julgarem necessário.

Nos serviços de dedetização é preciso ainda que os produtos utilizados tenham registro na Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA).

Para obras longas, faça pagamentos de forma parcelada e vincule os pagamentos à entrega das fases da obra. Acima de tudo, exija nota fiscal e, em casos de parcelamento, reivindique uma nota para cada parcela. Lembre também de trabalhar sempre em parceria com o contador, pois o condomínio deve realizar a retenção do IRRF, CSLL, PIS/COFINS e ISS de alguns prestadores e, de outros, o INSS sobre o total dos serviços.

 

Animais de estimação

Segundo STJ condomínios não podem proibir animais de estimação

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O Blog da Gestocon já havia abordado a legalidade da criação de animais de estimação em unidades condominiais. Naquele texto, destacamos que nenhuma convenção podia proibir a existência de animais de estimação dentro dos apartamentos. Além disso, esclarecemos que era proibido estabelecer o porte, a raça ou a espécie desses animais.

No mês passado, o Superior Tribunal de Justiça – STJ decidiu que os condomínios não podem proibir a criação e guarda de animais de estimação. Ademais, para o órgão, tal posicionamento viola o direito da propriedade e vontade individual. Entretanto, a definição só vale se os animais não representarem risco à segurança e à tranquilidade dos outros moradores.

Como administrar a convivência com os animais de estimação?

Apesar de não poder legislar sobre a vida dos animais de estimação dentro das unidades, as convenções podem sim restringir a forma como eles farão uso das áreas comuns. Aliás, se mesmo restritos à suas unidades, os animais forem motivo de barulho ou mau cheiro, isso pode gerar multa para o condômino. Quem se sente incomodado pode fazer um registro no livro de ocorrências.

O ideal é que as regras sejam claras e assertivas. Por consequência, devem explicitar exatamente o que é e o que não é permitido. Só assim, é possível evitar constrangimentos e atritos desnecessários. Só para exemplificar, é viável destinar uma lixeira exclusiva no condomínio para os dejetos. Bem como exigir o uso de guia, coleira e focinheira – para animais de grande porte.  

Se você é dono de animais de estimação, faça sua parte

A decisão do STJ é uma vitória para os donos de animais de estimação. Mas isso não significa que o bom senso possa ser deixado de lado. Se você possui animais de estimação, use apenas o elevador de serviço e só se ele estiver vazio – algumas pessoas têm medo de animais, outras são alérgicas aos pelos. Mantenha a carteira de vacinação em dia e à disposição do síndico. Se acaso for viajar, não deixe o animal trancado em casa.

O respeito e a tolerância podem e devem ser exercitados pelos dois lados.

Sobre a Gestocon

A Gestocon oferece serviços de Elaboração e atualização de Regimentos Internos, Confecção e envio de Comunicados, Envio de Advertências e Multas e Gestão de Conflitos.

Segurança condominial

A segurança do condomínio

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Um dos diferenciais da vida em condomínios é a segurança, mas para garantir a tranquilidade dos moradores existem equipamentos, e principalmente, regras e atitudes que precisam ser observadas. Por mais câmeras de vigilância, cercas, portões e vigilantes treinados que um condomínio possua, ele não estará seguro a menos que todos sigam alguns procedimentos básicos.

Atenção sempre

Adotar procedimentos de segurança significa promover mudanças de comportamento em moradores, funcionários e prestadores de serviço. Por isso, estabeleça uma rotina de segurança e formalize-a incorporando as regras ao Regimento Interno do Condomínio (não se esqueça de aprovar as mudanças em Assembleia, como já explicamos aqui). Treine todos os envolvidos no processo para agir de acordo com a rotina estabelecida. E utilize as punições cabíveis para garantir o cumprimento dos procedimentos. Infelizmente, quando se trata de segurança é imprescindível que o síndico tenha pulso firme.

Esse processo de treinamento e conscientização deve ser contínuo pois, se não rememoradas com frequências, as regras acabam caindo no esquecimento. Ademais, a troca de funcionários e chegada de novos moradores também é uma frequente. Para te ajudar nessa tarefa, a Gestocon oferece treinamento com cursos ministrados por profissionais de segurança. E, aqui no blog, separamos algumas dicas para nortear a rotina de segurança do seu condomínio:

  • Oriente os moradores e funcionários a observar as proximidades antes de abrir o portão, e esperar que ele feche completamente antes de sair com o carro ou terminar de entrar na garagem;
  • Oriente o porteiro a identificar quem está dentro do veículo antes de liberar a entrada;
  • O porteiro deve fazer contato com a unidade antes de qualquer visita e esperar autorização da mesma para liberar a entrada;
  • Os prestadores de serviço precisam ser identificados e acompanhados pela pessoa responsável, seja morador ou o zelador;
  • Não permita a entrada de entregadores, que devem deixar a encomenda na portaria para ser retirada lá pelo morador;  
  • Se o condomínio possui unidades administradas por imobiliárias, o representante de cada uma delas precisa ser cadastrado e avisar previamente sobre visitas;
  • Não se esqueça da manutenção nos equipamentos de segurança;
Desentendimento condominial, como solucionar o problema?

Desentendimentos, como solucionar o problema

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ConVIVER em sociedade com diferentes tipos de pessoas, com variados hábitos e costumes não é fácil. Antes de morar em um condomínio é preciso estar preparado para exercitar a tolerância, principalmente em relação ao barulho. Como já abordamos aqui no blog da Gestocon o barulho constante, ou em excesso, incomoda e garante total direito de reclamação. Mas a verdade é que os desentendimentos podem surgir pelos mais variados motivos e, nesse momento, os moradores costumam acionar o síndico para solucionar o problema.

Como mediar um conflito?

É preciso deixar claro para todas as partes que você está ciente dos fatos e disponível para auxiliar a resolver o impasse. Sugira uma reunião com todos os envolvidos em lugar neutro e ajude-os a negociar uma solução. Calcular o prejuízo colabora para que todos vejam o problema de forma mais racional – nem sempre se trata de valores monetários, a intenção é chegar a um número que permita entender com mais facilidade o tamanho do transtorno. Em alguns casos, às pessoas não têm noção do incômodo que estão causando.

Elabore previamente algumas propostas de solução e sugira aos envolvidos. Como sempre dizemos, o bom senso é o maior aliado de qualquer pessoa que vive em um condomínio. Certamente, as partes terão de ceder em algum ponto para que se alcance o objetivo comum. Sugira também registrar a solução acordada no Livro de Ocorrências do Condomínio, especialmente, se o episódio envolver alguma coisa de grande valor ou for algo que se repete com certa frequência.

Infelizmente, mesmo com toda a disponibilidade e boa vontade, o síndico ainda pode ser acusado de favorecimento, quando o conflito é recorrente. Sorte que você não precisa resolver tudo sozinho e a Gestocon oferece serviço de Gestão de Conflitos para te ajudar a conseguir uma resolução imparcial.

Rotina de administração de condomínio

Rotinas da administração de um condomínio

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Já falamos aqui no blog da Gestocon sobre os cuidados com o play, as piscinas, os extintores, isso só para citar alguns exemplos dos milhares de detalhes que fazem a rotina da administração de um condomínio. Manutenção, atividades operacionais, gestão de funcionários, administração, mediação de conflitos entre moradores, limpeza, contabilidade… fazer tudo isso funcionar de forma harmônica, organizada, com qualidade e respeitando as regras não é nada fácil.

Mas você não precisa, nem deve, resolver tudo sozinho. Saber delegar tarefas também é característica de um bom gestor. As administradoras de condomínios, como a Gestocon, possuem todas as ferramentas para te ajudar como softwares, aplicativos, pessoal especializado, assessoria, contabilidade, cobrança e até plantão para solução de problemas emergenciais.

Planejamento, o seu  maior aliado

Imprevistos sempre vão acontecer, mas planejar o que for possível fará a rotina diária muito mais tranquila e eficiente. Crie listas de tarefas para serem cumpridas diária, semanal, mensal e semestralmente. Assim, é possível prevenir problemas e/ou detectá-los logo no início. Agende com antecedência as manutenções, limpezas e verificações periódicas, como para manutenção de elevadores, caixas d’água, piscinas, equipamentos contra incêndio, instalações de gás e elétricas, e pára-raios.

Utilize a tecnologia a seu favor, seja instalando sensores de movimento para reduzir despesas com energia elétrica ou usando o aplicativo do banco para pagar as contas e economizando tempo, por exemplo. Marque no calendário a data limite para a renovação de alvarás e licenças, retifique tudo dentro do prazo e evite multas.

Administrar um condomínio pode não ser simples, mas as dicas do blog e a ajuda especializada da Gestocon descomplicam a rotina e tornam o processo mais tranquilo.

Balancete no condomínio

Balancete, a vida financeira do condomínio

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Organizar a prestação de contas mensal do condomínio, com suas receitas e despesas pode se tornar uma verdadeira dor de cabeça para quem não possui intimidade e experiência com números, notas fiscais e movimentações bancárias. Essa prestação de contas recebe o nome de balancete e resume toda a vida financeira do condomínio durante um determinado período de tempo.

A contabilidade do condomínio já foi tema de post aqui no blog da Gestocon.  Como dissemos naquele texto, o síndico precisa se inteirar de todas as contas e exigir transparência, ética e o cumprimento das normas. Por isso, fique atento, um balancete bem feito é aquele de fácil entendimento, com relatório de receitas – taxas de condomínio, multas, aluguéis de espaços comuns; relatórios de despesas – fixas, variáveis e extraordinárias; saldo do mês e saldo atual. Todas as despesas precisam vir acompanhadas de nota fiscal e/ou comprovante de pagamento (no caso das contas de água, luz, gás e seguro, por exemplo).

Com tantos pormenores, alguns detalhes podem passar despercebidos. A boa notícia é que você não precisa resolver tudo sozinho. A orientação de uma empresa especializada minimiza a chance de erros, além de garantir mais tranquilidade e segurança para o síndico e moradores.

Na Gestocon, o síndico e/ou administrador tem o suporte necessário para cumprir diversas obrigações relacionadas à contabilidade de seu condomínio e oferecer aos condôminos transparência em relação às receitas e despesas através da Pasta Mensal de Prestação de Contas, por meio de demonstrativos de receitas e despesas, controle de consumos, cálculo dos rateios mensais, digitalização da prestação de contas, publicação de documentos via site, entre outros.

troca de gestão no condomínio

Procedimentos para troca de gestão

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O mandato do síndico dura, em geral, dois anos (o período pode variar de acordo com a convenção do condomínio). Se não houver imprevistos, depois desse tempo, ele pode ser reeleito ou substituído por outro candidato, conforme decisão da Assembleia Geral Ordinária. E os procedimentos necessários para essa troca de gestão precisam ser seguidos com atenção para garantir uma transição tranquila e transparente.

O síndico que está deixando o cargo deve repassar ao novo representante do condomínio todos os documentos referentes à sua administração como: apólices de seguro; cartão de CNPJ; folhas de ponto de funcionários; livro de Inspeção do Trabalho; escritura de convenção; Regulamento Interno; livros de Atas de assembleia; contratos de serviços terceirizados; pastas de prestações de contas; planilhas de orçamentos; plantas do condomínio; certificados operacionais e ocupacionais; e comprovantes de pagamentos efetuados (notas fiscais). Pode-se, ainda, relacionar os documentos que estão sendo entregues em uma carta protocolada, para que não ocorra perda ou erro.   

É responsabilidade da nova gestão fazer um estudo completo da situação atual do condomínio para que possa iniciar o trabalho ciente do estado das coisas. E pedir esclarecimentos sobre quaisquer imprecisões ou dubiedades.

Além da documentação, o histórico de informações operacionais para o dia a dia como relação com condôminos, fornecedores e funcionários também precisa ser repassado. Mais uma vez, entra em cena o bom senso. Uma boa conversa entre quem vai assumir e quem está saindo pode esclarecer muitas dúvidas e evitar problemas com a continuidade das atividades.

Comunicado

Comunicado

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Viemos aqui esclarecer a todos os nossos clientes e parceiros, alguns boatos que surgiram sobre uma possível separação dos sócios da Empresa Gestocon Luiz Augusto Zanon Pierobão e Paulo Henrique Ribeiro da Fonseca, como dissemos anteriormente são apenas boatos, ou Fake News como chamam hoje.

Neste ano de 2019 a Gestocon estará comemorando 10 anos de sua fundação com muita solidez, tendo o Sr. Paulo Henrique à frente da gestão desde o começo, agregando ainda novas empresas como a BRbits e Digittos criadas para colaborar e dar suporte na organização e auditoria de Condomínios, e o Sr. Luiz Augusto, sócio desde 2014 a frente da administração da empresa e do operacional.


Entretanto, por motivos de saúde o Sr. Paulo Henrique se vê obrigado a diminuir o seu ritmo de trabalho, por sua vez, o Sr. Luiz Augusto estará mais à frente de todas as áreas da empresa, pronto a atender a todos.


No mundo dos negócios sempre existira concorrência saudável e desleal.
Nós da Gestocon optamos pela saudável, prezando sempre pela confiança, transparência e pontualidade dos nossos serviços e não perdendo nosso tempo em difamar nossa concorrência com Fake News, o qual não seria nosso objetivo.


Reforçamos aqui nossos canais de comunicação com nossos clientes: Instagram, Facebook ou pelos telefones (62) 3098-2626 e (62) 99400-3163.
Agradecemos a nossos clientes e parceiros pela confiança, certo que assim dirimimos toda e qualquer dúvida.

Atenciosamente,

Luiz Augusto Zanon Pierobão e
Paulo Henrique Ribeiro da Fonseca
Sócios-Diretores

O cuidado na contabilidade de seu condomínio

A contabilidade do condomínio

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A responsabilidade sobre a contabilidade do condomínio é do síndico. Mesmo quando da contratação de administradora, escritório de contabilidade ou contador autônomo, é ele o responsável pela contabilidade final e representante oficial do condomínio perante a lei. Por isso, o síndico precisa inteirar-se de todas as contas e exigir transparência, ética e o cumprimento das normas.

Como fazer a contabilidade de seu condomínio?

Organização é palavra chave, pois só com todos os documentos fiscais atualizados é possível estabelecer um planejamento de gastos e contabilizar as despesas. O balancete é o relatório que demonstra todas as movimentações financeiras do condomínio e cada detalhe faz diferença na hora de prestar contas, como: registro periódico das movimentações financeiras; divulgação mensal; escrituração dos livros contábeis e do livro caixa; elaboração de orçamentos; apuração e emissão de guias de recolhimento de INSS, FGTS, ISS, DARF do IRRF, DARF do PIS sem folha de pagamento; emissão de boletos bancários das taxas condominiais normais e extras; controle de obrigações trabalhistas com livro próprio para registro de empregado, rescisões de contrato, atualização da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS); e ações estratégicas para controle da inadimplência.

Uma contabilidade bem feita ajuda na tomada de decisões e demonstra o interesse do síndico em empregar de forma eficaz os recursos do condomínio. Nas mãos de um profissional, ela segue as mesmas normas e princípios contábeis aplicados às entidades sem fins lucrativos. Além disso, por meio da escrituração contábil regular, as operações realizadas pelo condomínio e toda a documentação de suporte serão cobradas e checadas pelo contador.

Conte com a Gestocon para ajudar a organizar a contabilidade do seu condomínio. Com o pacote de serviços de Contabilidade Condominial, o síndico e/ou administrador terá o suporte necessário para cumprir as diversas obrigações relacionadas à contabilidade do condomínio, obrigações trabalhistas e, ainda, oferecer aos condôminos transparência em relação às receitas e despesas através da Pasta Mensal de Prestação de Contas. Além de utilizar os profissionais da Gestocon para consultorias nas áreas administrativa e contábil e, se necessário, o encaminhamento de casos específicos para um de nossos parceiros nas áreas de engenharia, segurança e conservação, direito e finanças.

 

Manutenção e recarga dos extintores de incêndio

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O extintor de incêndio é um item de segurança obrigatório e muito importante, sua correta manutenção, armazenamento e utilização pode ser decisiva para evitar prejuízos materiais ou até mesmo uma tragédia. Focos de incêndio podem ser provocados por vazamentos de gás, panes elétricas, acidentes domésticos, entre tantas outras causas.

Por isso, o equipamento deve ser recarregado anualmente – os modelos de CO2 devem ser verificados a cada seis meses, e recarregados se houver necessidade – e as mangueiras devem passar por teste hidrostático a cada cinco anos. A recarga dos extintores é uma obrigação legal do síndico, e não há opção entre efetuá-la ou não. Portanto, lembre-se de incluir essa despesa no planejamento financeiro do condomínio, evitando que a manutenção se torne um peso extra nas contas.

Ao realizar os orçamentos para manutenção e recarga, é preciso verificar também se a empresa é certificada pelo Inmetro (Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia) e se possui engenheiro em seu quadro de funcionários. Quando da recarga, os extintores em conformidade com a lei devem receber o selo do Inmetro e a ordem de serviço deve ser preenchida e assinada pelo técnico responsável pela manutenção. Nunca, jamais, deixe seu condomínio sem extintores. Durante a recarga, negocie com a empresa a substituição por equipamentos temporários ou a recarga por etapas – primeiro dos andes pares, depois os ímpares, por exemplo.

Possuir a quantidade necessária de extintores, dos tipos recomendados, em locais de fácil acesso e em condições adequadas de uso não é tudo. A presença desses equipamentos só será eficiente se os moradores e funcionários souberem utilizá-los. Sendo assim, não se esqueça de realizar treinamentos periódicos.