O mandato do síndico dura, em geral, dois anos (o período pode variar de acordo com a convenção do condomínio). Se não houver imprevistos, depois desse tempo, ele pode ser reeleito ou substituído por outro candidato, conforme decisão da Assembleia Geral Ordinária. E os procedimentos necessários para essa troca de gestão precisam ser seguidos com atenção para garantir uma transição tranquila e transparente.
O síndico que está deixando o cargo deve repassar ao novo representante do condomínio todos os documentos referentes à sua administração como: apólices de seguro; cartão de CNPJ; folhas de ponto de funcionários; livro de Inspeção do Trabalho; escritura de convenção; Regulamento Interno; livros de Atas de assembleia; contratos de serviços terceirizados; pastas de prestações de contas; planilhas de orçamentos; plantas do condomínio; certificados operacionais e ocupacionais; e comprovantes de pagamentos efetuados (notas fiscais). Pode-se, ainda, relacionar os documentos que estão sendo entregues em uma carta protocolada, para que não ocorra perda ou erro.
É responsabilidade da nova gestão fazer um estudo completo da situação atual do condomínio para que possa iniciar o trabalho ciente do estado das coisas. E pedir esclarecimentos sobre quaisquer imprecisões ou dubiedades.
Além da documentação, o histórico de informações operacionais para o dia a dia como relação com condôminos, fornecedores e funcionários também precisa ser repassado. Mais uma vez, entra em cena o bom senso. Uma boa conversa entre quem vai assumir e quem está saindo pode esclarecer muitas dúvidas e evitar problemas com a continuidade das atividades.